不知道你們有沒有發現當你在工作時，幾乎每次接近下班的時候你發現手頭上的工作依然沒完成，就會有一種莫名的恐懼感。
然後心想，“為什麼花了那麼多時間工作都還是沒辦法完成呢？”
然後，當一兩個多小時後，你會因為沒有更有效率地度過這一天而感到沮喪。
某些時感覺一直在努力工作但做得很少。
說真的，每個人的一天只有24小時，所以充分利用你的時間是非常重要的。
其實有兩種方法可以提升你的效率，要么投入更多時間，要么更聰明地工作。
我確定你會怎麼選，但我更喜歡後者。
在這篇文章里，小展將會和你們分享如何提升工作效率。
當今的現代社會因為科技的發達而過得更輕鬆也可能更懶惰。
我們生活在一個技術可以幫助我們更快地實現夢想並比以往任何時候都走得更遠的時代。
與此同時，人們很容易被社交媒體、短信、通知警報等事情分心和消耗時間。
對於很多人來說，涮社交媒體或查看消息是很容易打發時間的。
根據報告顯示，台灣人平均每天花費超過8小時與媒體互動。
這包括收聽廣播、看電視以及在平板電腦、電腦或智能手機上消磨時間。
在每天的8個小時中，僅社交媒體的使用時間就平均每天有 3 小時。
憑藉如此輕鬆地訪問數字技術，難怪人們很容易分心。
對於一些人來說，因為缺乏方向就沒辦法提高效率因為他們不明白努力的目的。
其實我相信有很多人都知道他們的最終目標是什麼不外乎想要世界旅遊、賺大錢、買房子等等，但他們不知道如何到達那裡。
當你認為某項任務很困難或你以前從未做過時，通常會發生這種情況。
當你對許多其他活動感到不知所措時，也會發生這種情況。
當你的大腦充滿了太多其他想法時，你可能很難專注於手頭的任務並完成你需要做的事情。
有時，人們僅僅因為對工作感到厭煩而難以保持效率。
他們可能會覺得它無趣或乏味，這使得它更難完成。
對於過於困難或複雜的工作也是如此。
當一項任務似乎太難完成時，人們拖延是很常見的。
他們往往會找藉口不開始，或者專注於更簡單的任務。
這會導致生產力低下，並且無法完成實際需要完成的工作。
相信你們都聽過或說過“一天沒有足夠的時間”這句話。
這是真的，有時你的待辦事項清單遠遠超過一天的時間。
發生這種情況的另一個原因是人們直到一天快結束時才開始做某事。
這可能是因為他們在一天的大部分時間裡有其他活動，或者因為他們直到深夜才開始新的一天。
你可能認為你很擅長衡量你在各種任務上花費了多少時間。
然而，一些研究表明，只有大約 17% 的人能夠準確估計時間的流逝。
你可以使用一個名為 Rescue Time 的工具，它可以幫助你準確了解到你在日常任務（包括社交媒體、電子郵件、文字處理和應用程序）上花費的時間。
這聽起來違反目的，但按計劃休息實際上可以幫助提高注意力。
一些研究表明，在長時間的任務中短暫休息可以幫助你保持穩定的表現水平，在不休息的情況下工作會導致績效穩步下降。
一名企業家史蒂夫·奥伦斯基 (Steve Olenski) 建議實施“兩分鐘規則”，以充分利用工作中的一小段時間。
規則是這樣的：如果你覺得你知道可以在兩分鐘或更短的時間內完成的任務或動作，請立即執行。
根據 Olenski 的說法，立即完成任務實際上比稍後必須返回要花費的時間更少。
實施這一點使他成為最有影響力的在線內容策略師之一。
雖然我們傾向於將多任務處理能力視為提高效率的一項重要技能，但事實可能恰恰相反。
心理學家發現嘗試同時完成多項任務會導致時間和生產力的損失。
相反，請養成在進行下一個項目之前先完成一項任務的習慣。
佛羅里達州立大學的研究人員發現，工作間隔不超過 90 分鐘的精英表演者（運動員、國際象棋選手、音樂家等）比工作時間超過 90 分鐘的人更有效率。
他們還發現，表現最好的項目往往每天工作不超過 4.5 小時。
讓一位同事探出頭來你的辦公室聊天似乎無傷大雅，但即使是短暫的中斷似乎也會導致工作模式的變化和相應的生產力下降。
盡量減少干擾可能意味著設置辦公時間、關上門或在家工作以處理時間敏感的項目。
根據發表在《職業與環境醫學雜誌》上的一項研究，利用工作時間鍛煉實際上可能有助於提升工作效率。
如果能的話，在一周的固定時間裡散步或去健身房。
讓你的血液泵出可能正是你清醒頭腦並重新集中註意力所需要的。
打造一個適合自己的工作系統並不是簡單的事情因為每個人的方式都不一樣，並沒有絕對一套方法能適合每一個人。
因此小展將會和大家分享5 種著名的生產力法則來創建自己的生產力系統。
艾森豪矩陣是由由美國前總統德懷特艾森豪威爾創建，是一種幫助你確定優先級的生產力方法。
如果有幾件事情需要你的注意力而沒有足夠的時間來完成所有這些事情，那麼這個矩陣可以幫助你確定首先要完成的具體任務。
艾森豪威爾矩陣區分什麼是重要的，什麼是緊急的。每當你不確定要關注什麼時，請使用此技術。
在確定哪些任務最重要後，按優先級順序安排它們。以下是要完成的不同工作級別的矩陣的工作方式。
該方式鼓勵你先完成你的大任務。
這需要列出你所有的需做的項目，選擇最大和最令人反感的任務，然後首先將它從你的盤子裡拿出來，從你的腦海中消失。
“吃掉那只青蛙” 對於那些與拖延作鬥爭的人和那些發現自己一直很忙但沒有真正進步的人來說是一種極好的技巧。
這種技術每天都很容易實施。
你所要做的就是在早上的第一件事就是解決最困難的任務。
你可以使用該方法來克服個人或職業生活中的拖延症。假設說你討厭去看牙醫，那就趕快預約了，請安排在早上。
這樣一來，一旦你醒來，你就可以準備去看牙醫，這樣你就可以在一天的剩餘時間裡專注於其他事情。
工作清單告訴你該做什麼，但時間限制告訴你什麼時候做。
時間阻塞方法通常涉及任務批處理和時間盒。
這僅僅意味著將類似的任務批處理到專用的時間塊中，以減少上下文切換和多任務處理。
時間限制鼓勵單一任務，這有助於提高注意力、效率和整體生產力。
當你的任務列表被分解為一整天的時間塊時，你可以更好地控制你的工作日，而不是被分心和其他人的優先事項所驅動。
使用這種技術將大項目分解為可以在特定時間段內完成的小任務。
在每天結束時，與你的計劃相比，回顧你的工作方式。
注意並調整任何偏差。
最好在每個時間段周圍留出一點空閒時間，以便靈活處理計劃外的職責。
由弗朗西斯科·西里 (Francesco Cirillo) 創建的番茄工作法是一種時間管理技術，它還可以管理能量水平和注意力。
它的運作方式是這樣的，在手頭的任務上進行 25 分鐘的專注工作，然後休息 5 分鐘以休息或處理較小的任務。
你重複這四次，然後休息15-30分鐘。
番茄工作法是一個很好的時間阻塞插件，特別是對於注意力不集中的人。
當你知道拐角處有休息時間時，你更有可能更加努力地工作並完成任務。
如果你在工作日很容易分心的話可以考慮使用該工作方法。
使用番茄鐘工作法讓你可以處理深入的工作，同時完成電子郵件和社交媒體通知等其他職責。
下面是一個工作作家如何使用番茄鐘技術的例子：
該方式是一種生產力方法，用於保持長期目標的一致性和動力，例如學習新技能或養成新習慣。
這個方式強制你每天完成所指定的任務。
每天完成日曆上的任務時，你標記一個 X，以形成一個持續的鏈條。
這有助於你通過不破壞鏈條來保持目標的一致性和進度。
或許你開始的時候是很難持續。
如果你需要一些靈活性或自由的方式的話，可以嘗試由生產力專家 James Clear 創建的“Never Miss Twice”技術。
有了 Never Miss Twice，計劃是確保你不會連續兩天錯過完成任務。
這可以幫助你保持動力和一致性，並有一點自由。
